Как остановить хаос

Что ни день, то выше горы документов на письменном столе в офисе. Разобраться в хаосе становится все сложнее. Cроки сдачи проекта поджимают. Вам знакома такая ситуация, значит - вы не умеете организовать свое рабочее время. Научиться делать все вовремя в цифровую эпоху помогают новые технологии.

С помощью цифровых органайзеров

Самое главное - регулярно составлять план дел, как краткосрочных, так и долгосрочных. Информацию о том, как это лучше делать, можно найти в специальных справочниках, где изложены полезные рекомендации и практические советы по управлению временем. Немцы просто обожают штудировать такую литературу.

При составлении плана сотрудники немецких компаний предпочитают вести записи в электронном еженедельнике. Мобильных приложений, которые позволяют упорядочить намеченные задачи, включая их в удобные списки, сегодня существует сотни.

Например, программа Time Planner помогает не только организовать работу на определенный период, но и проанализировать, эффективно ли она выполнена. Приложение Rescue Time проследит за тем, сколько времени вы тратите на просмотр лишней информации - скажем, как часто вы "зависаете" в социальных сетях. Это приучит вас к порядку и правильной расстановке приоритетов. А программа My Minutes помогает составить список дел и определиться со сроками их выполнения.

Оптимально планировать время

Контролировать и планировать рабочий день целой команды позволяет сервис Toggl. С его помощью можно следить за тем, сколько времени потратил на выполнение задания тот или иной сотрудник, а также команда в целом. А еще программа дает возможность составлять общие и индивидуальные отчеты по реализации проекта.

Сфера использования популярного сервиса Wunderlist, созданного разработчиками немецкого стартапа 6Wunderkinder, еще более широкая. Эта программа позволяет формировать реестры дел и задач, создавать списки покупок, составлять перечни фильмов, книг, музеев, а также помогает оптимально спланировать маршрут путешествия. И это еще далеко не все ее возможности.

Доводить дела до конца

Хорошо зарекомендовала себя уже ставшая классикой программа GTD (Getting Things Done, в переводе с английского - "доведение дел до завершения"). За ее основу взят одноименный бестселлер, который написал всемирно известный гуру в области самоменеджмента, американец Дэвид Аллен, в свое время попробовавший себя в таких профессиях, как работник бензоколонки, иллюзионист, официант, тренер по карате.

Автор популярной книги убежден в том, что работу нужно организовать так, чтобы освободить мозг от мыслей о предстоящих рутинных делах. Это помогает направить энергию на самое главное. По такому принципу разрабатывалась и компьютерная программа GTD. Она предлагает пользователю легкие способы просмотра списков запланированных дел и изменения приоритетов в зависимости от ситуации. Одновременно GTD обеспечивает доступ к обширной системе контекстных задач, решение которых поможет повысить продуктивность работы с учетом тех или иных обстоятельств. В отдельных случаях приложение даже позволяет привязать выполняемую в данное время задачу к определенному месту на карте.

Не отвлекаться по мелочам

Склонность то и дело отвлекаться по мелочам - самая большая проблема, которая мешает плодотворной работе. Попробуйте избавиться от "механических" привычек - к примеру, прекратите с утра пораньше проверять свою электронную почту.

По результатам научных исследований, наиболее продуктивно человек трудится до 10 часов утра. Затем всплеск энергии происходит около 16 часов. Поэтому немецкие ученые и рекомендуют по возможности просматривать электронные письма не чаще трех раз в день: около 10 часов, после обеда и вечером, а также отключить звуковой сигнал оповещения о поступлении новых сообщений.

Четко определяйте список дел на день. Но при этом не берите на себя слишком много. Лучше выбрать три приоритетных задачи и выполнить их "от" и "до", чем взяться за 20 дел и ни одно из них толком не довести до конца, предостерегают эксперты по вопросам карьеры.

Но первое, с чего начинается эффективный самоменеджмент, - это правильная организация рабочего пространства. Иными словами, как на офисном, так и на домашнем письменном столе всегда должен быть порядок. Под рукой нужно иметь только самые необходимые вещи и документы, которыми приходится пользоваться постоянно. Все остальное лучше убрать в шкаф, а от лишнего - просто избавиться. Порядок на столе - порядок в голове.

Смотрите также: